Dotychczas, od ponad 20 lat, posługiwaliśmy się systemem Marhal, który w czasie jego wprowadzania spełniał ówczesne oczekiwania. Jednakże w tym czasie istnieją na rynku usług informatycznych systemy o wiele bardziej zaawansowane, posiadające duży stopień integracji, tzn. poszczególne moduły współpracują ze sobą, przetwarzając wprowadzone w jednym module dane, w innych modułach wszędzie tam gdzie są potrzebne. Pozwala to uniknąć wprowadzania tych samych danych w kilku modułach osobno.

W ubiegłym 2021 roku, Spółdzielnia przeprowadziła postępowanie przetargowe, w wyniku którego wyłoniono firmę SoftHard S.A., która spełniła określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymagania Spółdzielni odnośnie systemu i zaoferowała najniższą cenę spośród wszystkich oferentów biorących udział w przetargu, za swój system Papirus SQL. Obecnie trwa wprowadzanie systemu połączone ze szkoleniem pracowników, które to czynności potrwają do końca września. W tym czasie może być częściowo ograniczona komunikacja właścicieli mieszkań poprzez platformę MOL systemu Marhal, która będzie wygaszona i zastąpiona modułem e-Bok systemu Papirus SQL firmy SoftHard.

Wprowadzany Zintegrowany System Informatyczny Papirus SQL, będzie posiadał następujące moduły:

Obieg informacji i dokumentów OID – przeznaczony do ewidencjonowania i zarządzania projektami, sprawami, dokumentami oraz zadaniami. Z jego wykorzystaniem użytkownicy,    w tym kadra kierownicza, mogą zarządzać przydzielonymi im do realizacji sprawami i zadaniami. Użytkownicy mogą pracować na dokumentach elektronicznych.

Prawa do lokali, system członkowsko – mieszkaniowy – pozwalający odwzorować powiązania właścicieli i najemców z lokalami zarządzanymi przez zarządcę, jest pomocny w porządkowaniu ewidencji i stanu prawnego dla tych powiązań. Moduł pozwala na obsługę ewidencji osób fizycznych i prawnych posiadających prawa do lokali.

Wkłady – udziały – pozwala na prowadzenie ewidencji księgowej dla lokali i osób (członków spółdzielni i innych osób fizycznych i prawnych posiadających prawa do lokali) z możliwością odwzorowania operacji statutowych; rejestrowanie udziałów, wpisowego, księgowanie wkładów mieszkaniowych, budowlanych i innych funduszy i naliczeń według potrzeb użytkowników.

Rejestry faktur – pozwala na prowadzenie ewidencji dokumentów zakupu oraz fakturowanie sprzedaży w definiowanych przez użytkowników rejestrach, z towarzyszącą obsługą rejestrów VAT zakupu i sprzedaży. System może być wykorzystywany do zorganizowanego i zaawansowanego zarzadzania obiegiem faktur zakupu od przyjęcia ich w sekretariacie, kontroli płatności zobowiązań oraz ich księgowania.

Finanse i księgowość – pozwala na prowadzenie księgowości, zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości.

Czynsze i media, windykacja – służy do ewidencji zasobów mieszkaniowych w nieruchomościach, budynkach i lokalach wraz z ich opisem, prowadzeniem księgowości i rozliczeń z najemcami. Będzie wykorzystywany do obsługi lokali mieszkalnych, użytkowych i garaży w spółdzielni.

Remonty – pozwala na prowadzenie ewidencji różnych działań (w szczególności remontów) związanych z budynkami, budowlami, lokalami a także innymi obiektami. Jest powiązany z danymi gromadzonymi w module Czynsze media, wykorzystując zaewidencjonowane w nim lokale, budynki i nieruchomości. Obsługa remontów w module polega m.in.  na odwzorowaniu procesów planowania, zawierania umów i ich realizacji wraz z przeglądami gwarancyjnymi. Ponadto wspiera w obsłudze wymagane przepisami przeglądy budynków, instalacji itp.

Środki trwałe – przeznaczony do prowadzenia ewidencji i naliczeń związanych z gospodarowaniem środkami trwałymi. W oparciu o wprowadzone dane program dokonuje naliczeń amortyzacji lub umorzeń oraz generuje wymagane zestawienia księgowe. Pozwala również na prowadzenie ewidencji wyposażenia.

Kasa – banki – przeznaczony do obsługi stanowisk kasowych oraz zaawansowanej obsługi wyciągów bankowych. Zaewidencjonowane w nim pozycje raportów kasowych lub zaimportowane z systemu bankowego pozycje wyciągów bankowych można dekretować do modułu finanse i księgowość korzystając z zaawansowanych mechanizmów schematów księgowych.

Kadry – płace – pozwala na kompleksową obsługę zagadnień kadrowych i płacowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.

E-bok – pozwala na kontrolowane udostępnianie i przyjmowanie informacji za pośrednictwem internetu, osobom fizycznym i prawnym, dla których ewidencjonowane są różne informacje i kartoteki finansowe. Z portalu mogą korzystać w szczególności mieszkańcy i najemcy lokali, odbiorcy energii cieplnej, wody itp. Portal zapewnia bezpieczny i autoryzowany dostęp do wybranych danych finansowych i ewidencyjnych osobom uprawnionym. Możliwe jest przekazywanie użytkownikom personalizowanych informacji oraz przyjmowanie od nich danych i wiadomości, np. informacji o dokonanych odczytach liczników. Program umożliwia:

Przeglądanie informacji o punktach rozliczeniowych kontrahenta:

• przeglądanie historii finansowej,
• sprawdzanie salda,
• sprawdzenie numeru rachunku bankowego,
• przeglądanie informacji o licznikach i historii ich odczytów,
• przeglądanie wezwań do zapłaty,
• sprawdzanie wysokości składników i taryf opłat.

Zgłaszanie przez kontrahentów:

• stanu odczytów liczników,
• informacji o zmianach ewidencyjnych, np. osobowych,
• usterek i zgłoszeń konserwacyjnych,
• innych definiowanych typów informacji.

Udostępnianie elektronicznych wersji dokumentów.

Odpady komunalne – umożliwia wypełnianie deklaracji o liczbie osób w poszczególnych budynkach do obciążenia za wywóz śmieci segregowanych.

Serwer powiadomień – umożliwia grupową lub jednostkowa wysyłkę e-maili lub SMS do osób które zgłosiły do tego celu adresy e-mail i nr telefonu.

W późniejszym terminie podamy więcej informacji o tym module i warunkach jego aktywacji, po uzyskaniu odpowiedniego etapu wdrożenia.